Monsieur Sanou a sept locataires dans deux cours, à Dassasgho et à Saaba. Il note les loyers dans un cahier depuis dix ans. Son fils lui a fait un tableau Excel, qu'il n'ouvre jamais. Faut-il changer ?
Exemple : noms fictifs.
À retenir
- Le bon outil est celui que vous ouvrez le jour même où le loyer arrive. Un outil qu'on remplit le samedi suivant perd des paiements.
- Le cahier suffit pour peu de locataires, s'il reste à un seul endroit et qu'on le remplit tout de suite.
- Dès que plusieurs personnes encaissent, ou que vous êtes loin, il faut un registre que chacun voit.
Le cahier : quand suffit-il ?
Pour quelques locataires, quand vous encaissez vous-même et que vous restez sur place.
| Ce qu'il fait bien | Ce qu'il fait mal |
|---|---|
| Rien à apprendre, rien à payer, pas de batterie | Il ne calcule pas ce qui reste dû |
| Il se lit sans écran | Il reste là où il est quand vous êtes ailleurs |
| Il se perd, se mouille, et personne d'autre ne le voit | |
| La quittance s'écrit à part, à la main |
Pour qu'il tienne : une page par logement, une ligne par versement (date, montant, moyen, identifiant de la transaction), et une photo de la page à la fin de chaque mois.
Le tableur : pour qui ?
Pour celui qui est déjà à l'aise sur ordinateur. Un tableur calcule les totaux et le reste dû, et se copie facilement. Mais il vit sur un ordinateur, rarement sur le téléphone le jour où le loyer arrive, et il faut le tenir soi-même : une formule cassée, un fichier écrasé, et l'année est à refaire.
Si vous le choisissez, cinq colonnes suffisent :
| Logement | Mois | Montant dû | Payé (date, montant, moyen) | Reste dû |
|---|
Une application : ce qu'elle doit faire
Noter chaque paiement depuis le téléphone, calculer ce qui reste, et faire la quittance. Avant d'en choisir une, posez-vous cinq questions :
- Note-t-elle les espèces comme le Mobile Money ? Au Burkina, les deux coexistent souvent dans la même cour.
- Fait-elle la quittance de chaque mois payé, au nom du propriétaire ?
- Le locataire doit-il créer un compte ? S'il le doit, beaucoup ne le feront pas.
- Qui voit vos données, et pouvez-vous les récupérer ?
- Que coûte-t-elle quand vous avez plus de locataires ? Le gratuit pour commencer est courant ; regardez la suite.
Si vous gérez avec un proche, ou de loin
Le cahier ne voyage pas. Il faut un registre que vous voyez de votre téléphone, où chaque paiement dit qui l'a reçu. Voir gérer un logement depuis l'étranger.
Ce qui compte plus que l'outil
Un seul registre, rempli le jour même. Noter au cahier puis recopier dans une application double le travail, et les deux finissent par se contredire. Choisissez, et tenez-vous-y trois mois avant de juger. Voir la méthode pour plusieurs logements.